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Un solo libro sostituisce i libri paga e matricola e gli altri libri obbligatori dell'impresa: il libro unico del lavoro, istituito con gli articoli 39 e 40 del decreto-legge n. 112/2008 (convertito con legge 6 agosto 2008, n. 133) ed entrato in vigore il 16 febbraio 2009 (Per saperne di più).
Il ministero del Lavoro, con la circolare n.20/2008; ha evidenziato alcuni aspetti della disciplina; chiarimenti sono contenuti anche nel decreto 9 luglio 2008, che ha dettato un regime transitorio in base al quale, fino al periodo di paga relativo al dicembre 2008, i datori di lavoro hanno potuto utilizzare i vecchi libri paga.
On line sul sito del ministero un'apposita sezione con le domande ricorrenti e un Vademecum per chiarire quesiti tecnici e di dettaglio. Inoltre, la direzione generale per l'Attivtà ispettva il 25 marzo 2009 ha fornito indicazioni specifiche per quanto riguarda le modalità di iscrizione sul libro unico del personale docente, degli sportivi professionisti, dei componenti gli organi federali e le commissioni farmaceutiche regionali e aziendali.
Il libro unico del lavoro ha la funzione di documentare ad ogni singolo lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell'impresa. La nuova disciplina, semplificando la struttura di gestione dei rapporti di lavoro, in particolare riguardo alla tenuta dei libri in azienda, ha finalità di prevenzione e contrasto del lavoro sommerso , oltre che di snellimento degli oneri burocratici ed economici gravanti sulle imprese.
Soggetti obbligati all'istituzione del libro sono tutti i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro agricoli, quelli dello spettacolo, dell'autotrasporto e marittimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestici, che devono iscrivervi tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.
Non sono soggetti ad alcun obbligo in tema di tenuta del libro unico le società cooperative di produzione e lavoro (salvo che non istituiscano specifici rapporti di lavoro subordinato al proprio interno), l'impresa familiare per il lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), le società e le ditte individuali del commercio che non occupino dipendenti. Esentate le pubbliche amministrazioni, che provvedono alle registrazioni con i cedolini o ruoli di paga, elaborati per ciascun dipendente.
Il libro conterrà, oltre ai dati anagrafici, il codice fiscale, la qualifica, la retribuzione, l'anzianità, i rimborsi spese, le trattenute, le detrazioni spettanti, nonché le ore delle presenze compresi gli straordinari. Il datore di lavoro deve consegnare al lavoratore copia delle scritturazioni effettuate, in tal modo adempie gli obblighi previsti dalla normativa.
La tenuta e la conservazione del libro unico deve essere svolta esclusivamente con i mezzi specificati dalla circolare: elaborazione a stampa meccanografica o laser dietro autorizzazione dell'Inail; supporti magnetici, senza obbligo di vidimazione, previa apposita comunicazione scritta alla direzione provinciale del lavoro competente. L'unicità viene garantita da una numerazione sequenziale dei fogli, non essendo possibile suddividere il libro unico in sezioni distinte, mentre è ammessa l'elaborazione separata del calendario delle presenze.
Un'ulteriore modifica è stata introdotta in tema di luogo della tenuta del libro unico. Salvo che la sede legale della ditta non coincida con quella operativa, il libro non deve più essere tenuto sul luogo di lavoro, potendo essere affidato, previa comunicazione alla direzione provinciale del lavoro, a professionisti abilitati, associazioni di categoria o società capogruppo nei gruppi di imprese. Non è più necessario, inoltre, tenere copie conformi del libro in sedi diverse da quella legale: infatti le nuove disposizioni obbligano a tenere un solo e unico libro, anche in presenza di più sedi di lavoro, anche se stabili.
Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso o non svolga la propria prestazione lavorativa (ad esempio perché lavoratore intermittente), la registrazione sul libro unico del lavoro deve essere effettuata solo in occasione della prima immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l'attività lavorativa o a percepire compensi o somme, nonché al termine del rapporto stesso.
L'impresa che sceglie di affidare la tenuta del libro a un consulente esterno è sollevata da una serie di oneri poiché non deve più conservare nella sua sede (o nelle sedi) la copia, con conseguente eliminazione di tutti gli adempimenti connessi: vidimazione, dichiarazione di conformità, registrazioni, assistenza all'autorità ispettiva. Anche l'impresa che gestisce al suo interno il libro unico del lavoro avrà benefici in termini di riduzione dei costi poiché:
• dovrà effettuare le registrazioni relative alle frequenze solo una volta al mese, e non più quotidianamente;
• non sarà più tenuta conservare il libro su supporto cartaceo;
• sarà obbligata a conservare il libro in archivio per soli 5 anni, non più per 10.
L'obbligo di consegna al lavoratore della dichiarazione di assunzione, che prima della riforma doveva contenere i dati di iscrizione nel libro matricola, ora è assolto consegnando al lavoratore copia della comunicazione obbligatoria inviata telematicamente o copia del contratto individuale di lavoro completo di tutte le informazioni necessarie.
La nuova disciplina comporta anche un'importante conseguenza sulla lotta al lavoro sommerso: essendo venuto meno l'obbligo di tenere il libro matricola e di iscrivere preventivamente, prima dell'immissione al lavoro, i lavoratori occupati nei documenti di lavoro, il personale ispettivo dovrà fondare l'accertamento della sussistenza di un impiego lavorativo in nero solo sulla effettuazione della comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto di lavoro previsto dalla legge 296/2006. In caso di ispezione, i funzionari preposti inviteranno il datore di lavoro a fornire prova della avvenuta comunicazione obbligatoria preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, e successivamente l'esibizione del libro unico del lavoro.
Altra normativa di riferimento:
 
20 aprile 2010
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